ศูนย์เฝ้าระวังการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล จากกรณีข่าวใหญ่ที่พบว่ามีเอกสารสำคัญมากมาย

       จากกรณีข่าวใหญ่ที่พบว่ามีเอกสารสำคัญมากมาย เช่น สำเนาบัตรประชาชน, เอกสารราชการ, หรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ของคนไทย ถูกนำไปเผยแพร่สาธารณะบนแพลตฟอร์มอย่าง Pinterest

       เหตุการณ์นี้เป็นเครื่องย้ำเตือนครั้งสำคัญถึงความเสี่ยงของการจัดการเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF ที่เราใช้งานกันทุกวัน หรือภาพสแกนเอกสารต่างๆ หากไม่มีการป้องกันที่ดีพอ ก็อาจตกเป็นเหยื่อและถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้

วันนี้เรามี 4 แนวทางสำคัญในการป้องกันข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์สแกนของคุณให้ปลอดภัย

• การเข้ารหัสและป้องกันด้วยรหัสผ่าน
  • วิธีพื้นฐานที่สุดแต่ทรงพลังที่สุดในการปกป้องเอกสารของคุณ คือการตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้ารหัสไฟล์ โดยโปรแกรมส่วนใหญ่ เช่น Adobe Acrobat หรือแม้แต่ Microsoft Office ก็สามารถตั้งรหัสผ่านให้กับไฟล์ PDF

• กำหนดรหัสผ่านเพื่อเปิด : สร้างปราการด่านแรก เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเปิดดูเอกสารได้
  • กำหนดรหัสผ่านสำหรับจำกัดสิทธิ์ : เป็นการควบคุมขั้นสูงขึ้น โดยคุณสามารถจำกัดการกระทำต่างๆ เช่น ป้องกันการพิมพ์, การแก้ไข หรือการคัดลอกข้อความและรูปภาพออกจากเอกสาร
  • สร้างรหัสผ่านที่คาดเดายาก ควรใช้รหัสผ่านที่รัดกุม โดยผสมผสานระหว่างตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ พิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์พิเศษ
• การปิดทับข้อมูลอย่างถาวร
  • สำหรับเอกสารที่ต้องส่งต่อแต่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน เช่น เลขบัตรประชาชน, ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลสุขภาพ การใช้แถบสีดำทึบปิดทับอาจไม่ปลอดภัยพอ เพราะบางครั้งสามารถเอาออกได้ ใช้เครื่องมือ Redact ที่มีในซอฟต์แวร์จัดการ PDF โดยเฉพาะ ซึ่งจะลบข้อมูลส่วนนั้นออกจากไฟล์อย่างถาวร ทำให้ไม่สามารถกู้คืนได้
• การใส่ลายน้ำดิจิทัล
  • การเพิ่มลายน้ำลงบนเอกสาร เป็นอีกวิธีที่ช่วยยับยั้งการคัดลอกหรือเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาต ระบุความเป็นเจ้าของ: คุณสามารถใส่ลายน้ำเป็นชื่อ, โลโก้บริษัท, หรือข้อความเช่น “เอกสารลับ” หรือ “สำหรับใช้ภายในเท่านั้น” เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของและเตือนผู้รับถึงสถานะของเอกสาร
• การจำกัดและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง นอกจากการป้องกันที่ตัวไฟล์แล้ว การควบคุมการเข้าถึงเอกสารที่จัดเก็บไว้ก็สำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะในระดับองค์กร
  • กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน : หากจัดเก็บเอกสารบนระบบคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร ควรใช้ระบบจัดการเอกสาร เพื่อกำหนดสิทธิ์ให้พนักงานแต่ละคนเข้าถึงได้เฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเองเท่านั้น
  • ตรวจสอบประวัติการเข้าถึง : ระบบที่ดีจะสามารถบันทึกและตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาดูหรือแก้ไขเอกสารบ้าง
    
    

          ความปลอดภัยของข้อมูลเริ่มต้นที่ความใส่ใจของเรา อย่าประมาทกับไฟล์เอกสารเพียงไฟล์เดียว เพราะอาจนำมาซึ่งความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้